財政局（契約部、税務部（賦課事務に限る。）、市税事務所（賦課事務に限る。））（令和元年監査公表第3号関係分・令和2年2月29日現在の措置状況）

1(1)

ア

個人の市民税・県民税の減免申請書の点検事務について

　名古屋市市税減免条例の規定により、生活保護法で定められた生活扶助等を受けていることや、雇用保険法で定められた基本手当の受給資格を有し、前年中の総所得金額が 200万円以下であること等の事由に該当するときは、該当者からの申請に基づき、市民税を減免することができるとされており、具体的な事務手続については、個人の市民税・県民税事務取扱要綱（以下「個人市民税等要綱」という。）において定められている。

　個人市民税等要綱によれば、減免申請書の記載内容の不備や適用要件を満たしているか等を、チェックシートを使用して点検することとされている。また、このチェックシートを減免申請書に添付して市税事務所長の決裁を受けることとされている。

　減免申請書の点検事務について調査したところ、以下のような事例が見受けられた。

(ア)チェックシートが添付されているにもかかわらず、減免申請書に未記入の欄や誤記入の欄があったもの

（ささしま市税事務所市民税課・金山市税事務所市民税課）

(イ)一部のチェックシートが所在不明となっていたもの

（栄市税事務所市民税課）

　減免申請書の点検事務については、平成25年度に財政局が実施した税務事務監察においても同様の指摘がなされているところである。各市税事務所市民税課においては、事務の正確性を確保するため、チェックシートを使用した点検を徹底するとともに、決裁後は当該チェックシートを確実に保管されたい。

　本件の原因は、個人市民税等要綱に従った減免申請書の点検及びチェックシートの保管が不十分であったことによるものです。そのため、本庁所管課の対応として、令和元年 7月19日の市税事務所市民税課長会議及び令和元年7月24日の市税事務所個人市民税係長会議において、個人市民税等要綱に従い適正に事務を行うように、改めて周知徹底しました。

　各課の対応は以下のとおりです。

　令和元年 6月17日の係会及び 7月下旬の朝礼で、個人市民税等要綱に従い適正な事務を徹底するように職員に指示するとともに、チェックシートの使用方法や保管方法について改めて確認を行いました。

（栄市税事務所市民税課）

　令和元年 6月24日の係会並びに 6月13日及び 7月26日の朝礼で、個人市民税等要綱に従い適正な事務を徹底するように職員に指示するとともに、チェックシートの使用方法や保管方法について改めて確認を行いました。

（ささしま市税事務所市民税課）

　令和元年 6月19日の係会及び 6月25日の朝礼で、個人市民税等要綱に従い適正な事務を徹底するように職員に指示するとともに、チェックシートの使用方法や保管方法について改めて確認を行いました。

（金山市税事務所市民税課）

措置済

1(1)

イ

家屋配置図兼住宅用地等調査票から土地課税台帳への入力後点検事務について

　家屋配置図兼住宅用地等調査票（以下「家屋配置図」という。）は、土地と家屋の現況及び異動状況を一体的に記録するため、家屋等の存する画地（注）ごとに作成するものであり、その取扱いは、家屋配置図兼住宅用地等調査票取扱要綱（以下「配置図要綱」という。）において定められている。

　配置図要綱によれば、家屋の増築や滅失等により、各市税事務所固定資産税課家屋係又は大規模家屋係が家屋配置図の家屋部分について修正を行った場合、同課土地調査係に回送を行うものとされている。回送された家屋配置図は、土地調査係において土地部分について修正を行い、土地課税台帳へ入力及び入力者以外の者による点検を行う。家屋配置図には、入力者の印を押印するとともに、点検者の印を押印することとされている。

　家屋配置図から土地課税台帳への入力事務について調査したところ、栄市税事務所及び金山市税事務所固定資産税課において、家屋係から土地調査係に回送された家屋配置図に点検者の押印がない事例が見受けられた。

　入力者以外の者が点検を行うことは、資産の異動状況を正確に反映して課税誤りを生じさせないための重要な手順であり、平成28年度に財政局が実施した税務事務監察においても同様の指摘がなされているところである。栄市税事務所及び金山市税事務所固定資産税課においては、配置図要綱に従って点検が行われたことを明確にされたい。

（栄市税事務所固定資産税課、金山市税事務所固定資産税課）

（注）「画地」とは、単一の土地又は一体となっている土地のことであり、原則的には一筆を一画地とするが、隣接する土地にまたがって住宅等が建てられ、一体化している場合も一画地と認定される。

　本件の原因は、土地課税台帳への入力後の点検については適正に行われていたものの、点検後の家屋配置図への押印について確認が不十分であったことによるものです。そのため、本庁所管課の対応として、令和元年 8月 5日の市税事務所固定資産税課長会議において、改めて配置図要綱に従い適正に事務を行うよう周知徹底しました。

　各課の対応は以下のとおりです。

　令和元年 8月28日の朝礼において、係長から職員へ配置図要綱に従い適正に事務を行うよう周知徹底するとともに、固定資産税課税事務取扱要綱に基づき設定した月に 1回の点検強化日において、押印漏れを含む処理漏れの確認を徹底するよう職員に指示し、再発防止を図りました。

（栄市税事務所固定資産税課）

　令和元年 7月19日の係会で、当該処理時は別途作成する起案様式における家屋配置図の点検欄を的確に活用して、家屋配置図の点検を徹底するよう職員に指示し、再発防止を図りました。また、当該処理を行う場合は通常家屋配置図の修正を伴うこと、そして入力及び点検は修正後家屋配置図により行うことを認識して事務処理を行うよう改めて周知徹底しました。

（金山市税事務所固定資産税課）

措置済

1(1)

ウ

非課税土地の認定事務について

　地方税法の規定により、公用又は公共の用、学校法人等が教育の用に供する等の固定資産については、固定資産税及び都市計画税を課することができないとされており、本市における事務の取扱いは、固定資産税・都市計画税非課税事務取扱要綱（以下「非課税要綱」という。）において定められている。

　非課税要綱によれば、非課税の決定にあたっては、実地調査等を行い、非課税対象部分を認定するとされている。実地調査等により非課税事由に該当すると認められる場合は、当該事実が確認できる資料を添付して、市税事務所長の決裁を経るものとされている。

　非課税土地の認定事務について調査したところ、金山市税事務所固定資産税課において、実地調査記録に記載されている、非課税対象部分の面積の計算を誤っているものが見受けられた。本件は一部が非課税となっている土地であるため、課税対象部分の面積も誤っており、この結果、土地の評価額にも誤りが生じていた。

　土地の評価額の算定誤りは課税誤りにもつながることから、金山市税事務所固定資産税課においては、実地調査結果や図面等を十分に確認・点検し、適正な非課税土地の認定事務を行われたい。

（金山市税事務所固定資産税課）

　本件の原因は、担当者及び点検者が非課税対象部分の面積の計算を行う際に、各辺の寸法の確認が不十分であったことによるものです。今回の指摘を受け、本庁所管課の対応として、再発防止のために担当者本人による点検やその後の担当者以外の者による再点検をより細かく行うよう令和元年 8月 5日の市税事務所固定資産税課長会議において改めて周知徹底しました。

　金山市税事務所固定資産税課の対応は以下のとおりです。

　地方税法第 417条第 1項の規定による価格等の決定又は修正に係る事務取扱要綱（平成26年 3月24日25財固第53号各市税事務所長宛て税務監名通達）第 4、2、(1)の規定により、価格等の増額修正は、原則として増差額が20万円以上となるときに行うこととされています。今回指摘された事案については、増差額が20万円未満であるため、価格の修正は行わず、課税台帳と非課税台帳の地積について修正し、令和元年 7月11日に納税義務者の方に対してお詫びと非課税適用のお知らせの文書を送付しました。

　令和元年 7月19日の係会において、一部が非課税となっている土地について、非課税対象部分の面積の計算を行う際は、計算過程だけでなく各辺の寸法に矛盾が無いことの確認・点検も徹底するよう職員に指示し、再発防止を図りました。

（金山市税事務所固定資産税課）

措置済

1(1)

エ

建替え特例に係る申告書の決裁手続について

　住宅用地に対する固定資産税及び都市計画税については、税負担を軽減する特例措置が講じられており、住宅の建替え中の土地についても、「住宅建替え中の土地に係る固定資産税及び都市計画税の課税について」（平成 6年自治省固定資産税課長通知）により、前年度に住宅用地の認定を受けていることや、建替え前後の家屋の所有者が同一である等の要件を満たす場合に限り住宅用地と認定され、住宅用地の特例が継続して適用される。（以下「建替え特例」という。）本市におけるこの事務の取扱いは、住宅用地等認定要綱において定められている。

　住宅用地等認定要綱によれば、建替え特例の認定にあたっては、土地の所有者から住宅の建替えに係る固定資産税・都市計画税特例土地継続申告書（以下「建替え特例申告書」という。）の提出を受けることとされている。

　建替え特例申告書の決裁手続について調査したところ、金山市税事務所固定資産税課においては、提出された建替え特例申告書の余白に決裁欄を設け、課長による決裁を受けるという事務の流れになっていたが、一部課長印が押印されておらず、適正な決裁手続が行われていない事例が見受けられた。

　金山市税事務所固定資産税課においては、組織として決裁の重要性を改めて認識し、適正な決裁手続を行われたい。

（金山市税事務所固定資産税課）

　本件の原因は、建替え特例申告書を複数枚まとめて決裁に付したものについて、全て内容を確認した上で、 1枚目の建替え特例申告書の決裁欄に代表して押印することで、全ての建替え特例申告書の決裁手続が完了したものと誤解していたこと、また、決裁手続後に、適正に決裁手続が完了していることの担当者による確認が不十分であったことによるものです。今回の指摘を受け、本庁所管課の対応として、令和元年 8月 5日の市税事務所固定資産税課長会議において、改めて適正な決裁手続の重要性について周知徹底しました。

　金山市税事務所固定資産税課の対応は以下のとおりです。

　令和元年 7月19日の係会において、複数枚の建替え特例申告書をまとめて決裁に付す際は、押印箇所をわかりやすく付箋で表示する、又は各申告書の決裁欄が見えるように位置をずらして綴るなどの工夫をするとともに、担当者は、決裁手続後に、決裁手続が適正に行われているか決裁欄への押印の有無を改めて確認することを徹底し、再発防止を図りました。

（金山市税事務所固定資産税課）

措置済

1(2)

領収書の管理について

　税務証明事務において手数料を受領した際には、レジスターから出力される領収書を申請者に交付しているが、特に申請者からの依頼があった場合や郵送による申請の場合には、手書きの領収書を交付している。

　名古屋市会計規則（以下「会計規則」という。）によれば、現金出納員は、領収書管理簿を作成し、領収書を適正に管理することとされている。「領収書の適正な管理について」　（平成20年会計室次長名事務連絡）では、領収書管理簿は年度ごとに作成し、新しい冊（1冊に100組の領収書が綴られている。）を使用する場合には使用開始年月日、使用冊番号等を記載して決裁を受け、冊の使用終了時には返却年月日を記載することとされている。

　また、「名古屋市会計規則の改正に係る事務の取扱いについて」（平成19年収入役職務代理者副収入役名通知）では、書損等により使用できなくなった領収書は、当該領収書に斜線を朱書した上廃棄の旨を表示し、そのまま冊に残しておくとともに、その都度、領収書整理票の「書損領収書番号」欄に当該書損領収書の番号を記入することとされている。

　さらに、年度終了時点で使用途中となった冊については、翌年度は使用せず、残った未使用の領収書を不正に使用できないよう、当該未使用領収書に廃棄等の旨を表示することとされている。

　領収書等の管理状況について調査したところ、以下のような事例が散見された。

ア　書損領収書に朱書の斜線や書損の旨が記載されていなかったもの

（栄市税事務所管理課）

イ　年度終了時点で使用途中となった冊の未使用領収書に廃棄等の旨が記載されていなかったもの

（栄市税事務所管理課（千種区・北区・中区・守山区・名東区税務窓口を含む））

ウ　領収書管理簿に使用開始年月日や返却年月日の記入漏れ、記入誤りがあったもの

（栄市税事務所管理課（北区・中区・守山区・名東区・楠支所税務窓口を含む）、金山市税事務所徴収課）

エ　領収書整理票に書損領収書番号の記入漏れ、記入誤りがあったもの

（栄市税事務所管理課、金山市税事務所管理課）

　領収書の管理については、平成28年9月 8日に結果を公表した財政局の定期監査（以下「前回監査」という。）においても同様の指摘がなされているところである。各市税事務所においては、会計規則等に従い、領収書の適正な管理を徹底されたい。

　本件は、会計規則等に従った領収書等の取扱いについて、職員一人ひとりに十分に浸透していなかったこと、また前回監査後は職場内研修等により一定期間浸透していたものの、事務引継ぎが不十分であったことが原因であったことから、本庁所管課の対応として、「市税事務所における領収書等の適正な管理の徹底について」（令和元年 8月 7日付け税制課長及び市民税課長名事務連絡）において、会計規則等に従った適正な事務処理を改めて周知徹底するとともに、領収書管理簿等の記載誤り等が発生しないように、複数の職員による確認などを徹底するよう指示しました。

　このことについて、令和元年 8月27日の市税事務所管理課長会議で改めて周知徹底するとともに、年度当初などにおいてはマニュアル等をもとに職場内会議等を通じて確実に引継ぎを行うよう指示しました。

　また、領収書等の取扱いについて、令和元年 9月 6日に郵送請求事務処理要綱（平成23年 7月11日財税第62号各市税事務所長宛て税務監名通達）、令和元年11月 8日に税務窓口事務マニュアルをそれぞれ改正しました。

　各課の対応は以下のとおりです。

　今回の指摘を受け、令和元年 7月上旬に窓口改善主査が管理課の担当職員に会計規則等に従った適正な事務処理を徹底するよう改めて指示しました。

　区役所・支所税務窓口については、令和元年 7月17日の税務窓口主査会において、窓口改善主査が各区役所・支所の税務窓口主査に会計規則等に従った適正な事務処理を徹底するよう改めて指示するともに、上記事務連絡に基づき、令和元年10月16日の税務窓口主査会において職場内研修を実施し、研修内容について税務窓口主査から各職場内に周知徹底しました。

　また、令和元年11月において、領収書等の適正な管理が徹底されているか再度確認しました。

（栄市税事務所管理課（千種区・北区・中区・守山区・名東区・楠支所税務窓口を含む））

　上記事務連絡に基づき、令和元年 8月13日の朝礼において、管理係長から係員に、書損等の領収書がある場合は領収書整理票の記載内容と領収書の内容が一致しているか複数の職員による確認を徹底するよう指示し、会計規則等に従った適正な事務処理の徹底を図りました。

（金山市税事務所管理課）

　今回の指摘を受け、令和元年 5月下旬の朝礼において、新しい冊の領収書を使用する際は、領収書管理簿と領収書整理票の使用開始年月日の記載内容が一致しているかの確認を徹底するよう係長から職員に指示しました。

　また、上記事務連絡に基づき、令和元年12月 3日の係会で、領収書管理簿等に使用開始年月日等を記載する際は、記載内容について複数の職員による確認を徹底するよう改めて職員に指示し、会計規則等に従った適正な事務処理の徹底を図りました。

（金山市税事務所徴収課）

措置済

1(3)

同一納税義務者の統合処理事務について

　税務総合情報システム（以下「システム」という。）において、同一納税義務者が重複して登録された状態が継続すると、その納税義務者に係る税情報を統一的に取り扱うことができないため、滞納整理事務への支障や納税通知書の誤送付などの弊害が発生する場合がある。

　この弊害の発生を防止するため、漢字本名、住所などの各項目の一致により同一人であることをシステムが判別することができた場合には、自動統合処理が行われる。しかし、不一致の項目があれば自動統合処理は行われず、月次及び年 2回、システムから出力される統合可能者リスト（以下「リスト」という。）に、同一人である可能性のある納税者として掲載がなされる。

　あて名（注）事務処理要領（以下「事務処理要領」という。）によれば、このリストに基づき、各市税事務所の担当課において調査を行い、同一納税義務者であることが確認できれば、原則として、システムの端末操作により統合処理を行うこととされている。

　一方、別の納税義務者を誤って統合処理してしまった場合には、課税誤りなどの重大な事態が発生するリスクがあることから、事務処理要領によれば、統合処理を行った都度、必ず複数人による点検を行うこととされている。

　リストに基づく調査状況及び統合処理事務について調査したところ、以下のような事例が見受けられた。

ア　同一納税義務者について、特段の事情もなく統合処理が行われていなかったもの

（ささしま市税事務所固定資産税課、金山市税事務所市民税課・徴収課）

イ　統合処理を行った際に複数人による点検が実施されたことの記録がなかったもの

（ささしま市税事務所市民税課、金山市税事務所徴収課）

　リストに基づく統合処理事務については、統合処理を行わなかったことや、誤って別の納税義務者を統合してしまったことに起因して、個人情報を含む文書の誤送付がこれまで複数発生している。ささしま市税事務所市民税課・固定資産税課及び金山市税事務所市民税課・徴収課においては、事務処理要領に従った適正な事務処理を行うよう徹底されたい。

（注）「あて名」とは、納税義務者（特別徴収義務者を含む。）の住所・所在地及び氏名・名称並びに送達先、納税管理人、相続人、破産管財人の住所・所在地及び氏名・名称の総称である。

　本件の原因は、事務処理要領に従った同一納税義務者の統合処理事務の重要性について、職員の認識が不十分であったことによるものです。そのため、本庁所管課の対応として、令和元年 7月19日の市税事務所市民税課長会議、令和元年 7月24日の市税事務所個人市民税係長会議及び令和元年 8月 5日の市税事務所固定資産税課長会議において、事務処理要領に従った適正な事務処理を行うように改めて周知徹底しました。

　また、令和元年11月 7日付けで、事務処理要領を一部改正し、適正な事務処理の理解促進を図りました。

　各課の対応は以下のとおりです。

　令和元年 6月13日の朝礼や 6月24日の係会で、事務処理要領に従い適正に事務を行うよう、職員に周知徹底しました。

　上記事務処理要領の一部改正を受けて、令和元年11月29日に固定資産税課とともに事務手順を確認の上、改めて職員に指示し、事務処理要領に従った適正な事務処理の徹底を図りました。

（ささしま市税事務所市民税課）

　令和元年 7月11日の朝礼において、事務処理要領に従い適正に事務を行うよう、職員に周知徹底しました。

　上記事務処理要領の一部改正を受けて、令和元年11月29日に市民税課とともに事務手順を確認の上、改めて職員に指示し、事務処理要領に従った適正な事務処理の徹底を図りました。

（ささしま市税事務所固定資産税課）

　今回の指摘を受け、令和元年 5月下旬の朝礼において、事務処理要領に従い適正に事務を行うよう、職員に周知徹底しました。

　上記事務処理要領の一部改正を受けて、令和元年11月26日に市民税課及び固定資産税課と事務手順を確認するとともに、令和元年12月 3日の係会で、事務処理要領に従った適正な事務処理を徹底するよう改めて職員に指示しました。

（金山市税事務所徴収課）

　令和元年 6月25日の朝礼や 6月19日の係会で、事務処理要領に従い適正に事務を行うよう、職員に周知徹底しました。

　上記事務処理要領の一部改正を受けて、令和元年11月26日に徴収課及び固定資産税課とともに事務手順を確認の上、改めて職員に指示し、事務処理要領に従った適正な事務処理の徹底を図りました。

（金山市税事務所市民税課）

措置済

2(1)

共用自動車の使用について

　「財政局共用自動車の管理に関する指針」によれば、運転者は運行前に必ず車両の点検を実施し、その結果を運転日報に記載することとされている。

　また、各市税事務所においては、記載後に運転日報を管理課へ提出することとされている。

　運転日報を確認したところ、栄市税事務所内において保管する共用自動車1台について、エンジンのかかり具合やブレーキの効き具合が悪いなど、複数の運転者から異常が疑われる旨の報告があったため、業者へ点検依頼を行ったが、その後業者により整備が完了するまでの間に、業務で 7回使用された事例が見受けられた。

　栄市税事務所管理課においては、車両に異常が疑われる状況が続いた場合は、事故の発生を回避するため、車両の使用を禁止にするなどの措置を講ずることを徹底されたい。

（栄市税事務所管理課）

　本件については、運転日報に車両の異常が疑われる旨の記載があったことから、念のため業者へ点検依頼を行っていたところですが、管理課においては、運転日報を確認後、速やかに担当職員が該当車両について、運行への支障が無いと判断したため、使用禁止等の措置を講ずることまではしていなかったことによるものです。

　今回の指摘を踏まえ、令和元年 7月上旬に管理係長から担当職員に共用自動車の適正な管理について改めて周知徹底するとともに、業者による車両の点検整備が必要と判断した場合など車両に異常が疑われる状況が続いたときは、事故の発生を回避するため、車両の使用を禁止するよう対応しました。

（栄市税事務所管理課）

措置済

2(2)

公用自転車の保有台数について

　ささしま市税事務所では公用自転車16台を保管するため、近隣の有料駐輪場を使用しており、 1台あたり年間22,000円を支出している。

　平成29年度及び平成30年度における各自転車の使用状況について調査したところ、 2年間で使用回数が 2回以下のものが 3台見受けられた。

　保有台数の削減を行うことが経済的であると考えられ、前回監査においても同様の指摘をしているところである。

　ささしま市税事務所管理課においては、公用自転車の保有台数について見直されたい。

（ささしま市税事務所管理課）

　本件については、経済的な観点のほか、大規模災害発生時における家屋被害調査での活用の要否など、緊急時を含む事務上の必要性等を考慮して検討しているところでしたが、今回の指摘を踏まえ改めて協議を行い、令和元年

9月24日に、公用自転車 3台を削減し、令和元年10月以降は 3台分の有料駐輪場の使用による支出をしないよう対応しました。

（ささしま市税事務所管理課）

措置済

2(3)

備品の管理について

　会計規則に基づき、備品については、物品管理システムに登録し常に使用状況を明らかにしておかなければならず、老朽・破損等により今後使用しない場合には不用の決定など所定の手続を経た上で廃棄等を行う必要がある。

　また、会計規則によれば、物品管理者は、使用中の物品の使用状況について、毎年 1回、物品管理システムに登録した情報等と照合して検査しなければならないとされている。

　物品管理システムに登録された情報を基に備品の管理状況を調査したところ、金山市税事務所固定資産税課において、備品である図面箱の所在が確認できない事例が見受けられた。

　金山市税事務所固定資産税課においては、財産を適正に管理するため、会計規則に基づいた備品の管理を徹底されたい。

　なお、該当する備品について、監査期間中に不用の決定等の手続等が完了している。

（金山市税事務所固定資産税課）

（監査期間中に措置済）

3(1)

機密情報を含む文書の廃棄について

　名古屋市情報あんしん条例及び同条例施行細則により、各課においては、行政文書の保管場所や廃棄文書の管理・廃棄方法などに関して、情報の保護及び管理の方法に関する定め（以下「情報保護の定め」という。）を策定することとされている。

　また、本市における情報の保護対策の運用を定める局区等における情報の保護対策に関する運用要項により、各課においては、情報に関する点検表（以下「点検表」という。）を用いて、毎月点検を実施することとされている。

　この点検表における点検項目としては、廃棄漏れによる機密情報の紛失や流出、保存期間満了前の行政文書を廃棄文書と混同しての誤廃棄を防止するため、機密情報を含む廃棄文書が梱包の都度箱数等が記録されているかを確認することが挙げられている。

　機密情報を含む文書の廃棄手続について調査したところ、以下のような事例が見受けられた。

ア　マイナンバーなどの機密情報を含む廃棄文書を梱包した箱が、情報保護の定めで指定する保管場所にされていない倉庫に保管されていた。

（収納管理・特別徴収事務センター）

イ　機密情報を含む廃棄文書について、梱包の都度箱数が管理簿に記録されていなかった。

（収納管理・特別徴収事務センター、ささしま市税事務所市民税課・固定資産税課、金山市税事務所固定資産税課）

　市税事務所及び収納管理・特別徴収事務センターに対しては、「課税資料等行政文書の厳格な取扱いについて」（平成28年税務監名通知）が発せられ、文書の廃棄について厳格な管理が求められているところである。機密情報を含む文書の廃棄にあたっては、本市の規定等に従い、適正な管理を徹底されたい。

　本件の原因は、情報保護の定めで指定されている廃棄文書の保管場所及び管理方法について職員の認識が不足していたことよるものです。

　今回の指摘を受け、本庁所管課の対応として、令和元年 7月19日の市税事務所市民税課長会議及び令和元年8月5日の市税事務所固定資産税課長会議において、機密情報を含む文書の廃棄にあたっては、本市の規定等に従い、適正に管理するよう改めて周知徹底しました。

　各課の対応は以下のとおりです。

　平成31年 4月24日の朝礼において、機密情報を含む廃棄文書について梱包の都度箱数を管理簿に記録するよう改めて職員に徹底し、再発防止を図りました。

　令和元年 5月 7日付けで、情報保護の定めを改正し、今回指摘のあった倉庫を保管場所に指定しました。

（収納管理・特別徴収事務センター）

　今回の指摘を受け、令和元年 6月に朝礼及び係会で機密情報を含む廃棄文書について、梱包の都度箱数を管理簿に記録するよう改めて職員に指示し、適正な管理の徹底を図りました。

（ささしま市税事務所市民税課）

　令和元年 5月30日の朝礼において、機密情報を含む廃棄文書について、梱包の都度、管理簿に記録することを改めて職員に指示し、適正な管理の徹底を図りました。

（ささしま市税事務所固定資産税課）

　令和元年 5月27日の朝礼において、機密情報を含む廃棄文書について、梱包の都度、管理簿に記録することを改めて職員に指示し、適正な管理の徹底を図りました。

（金山市税事務所固定資産税課）

措置済

3(2)

外部記録媒体の管理について

　「財政局における外部記録媒体利用基準」によれば、外部記録媒体を利用の都度、所属長は、外部記録媒体の利用目的や保護対策等が適切であるか判断するため、外部記録媒体利用簿（以下「利用簿」という。）により、利用者、利用期間、利用目的、持出先等について確認し、返却時にはデータ消去されているか確認することとされている。また、この基準において、記録すべき利用簿の様式が定められている。

　外部記録媒体の管理状況について調査したところ、栄市税事務所固定資産税課において、持ち出しにあたり、利用時の所属長確認印欄や利用目的、持出先を記載する欄が設けられていないなど、様式としての要件を満たさない利用簿に記録が行われていた。そのため、利用に際して所属長による確認が行われていなかった。

　栄市税事務所固定資産税課においては、定められた様式を利用し、持出時にも所属長による確認を行うよう徹底されたい。

（栄市税事務所固定資産税課）

　本件の原因は、「財政局における外部記録媒体利用基準」に規定されている外部記録媒体利用簿の様式を使用しておらず、従前使用していた様式により外部記録媒体の管理が適正に行われているものと誤解していたことによるものです。今回の指摘を受け、本庁所管課の対応として、令和元年 8月 5日の市税事務所固定資産税課長会議において、「財政局における外部記録媒体利用基準」に規定されている外部記録媒体利用簿の様式を使用し、持出時にも所属長による確認を行うよう改めて周知徹底しました。

　栄市税事務所固定資産税課の対応は以下のとおりです。

　令和元年 7月 1日の朝礼で、外部記録媒体の持出時においても所属長による確認を行うように職員に周知徹底するとともに、令和元年 7月以降、「財政局における外部記録媒体利用基準」に規定されている外部記録媒体利用簿の様式を使用するよう見直しました。

（栄市税事務所固定資産税課）

措置済

3(3)

行政文書の作成について

　名古屋市情報あんしん条例施行細則では、行政文書が実施機関の事務又は事業の性質、内容等に応じて保存されるべきこと及び当該行政文書をその保存期間が満了する日までの間、利用を認められた者が、適正かつ確実に利用できる状態で保存しなければならないことを定めている。したがって紙媒体による行政文書の作成にあたっては、油性ボールペン等を用いることにより、時間経過による退色等を防ぐ必要がある。

　財政局では、誤って行政文書に使用される危惧があることから、「行政文書の作成における適切な筆記具の使用について（再徹底）」（平成28年税務監名通知）により、消せるボールペン（温度変化により無色となるインキを用いたボールペン）を職場へ持ち込むことを禁止している。

　課税資料を確認したところ、金山市税事務所固定資産税課において、消せるボールペンを平成30年度調査用図面（保存期間10年）の書き込みに使用していた事例が見受けられた。

　行政文書の作成については、前回監査及び平成26年 9月11日に結果を公表した財政局の定期監査においても同様の指摘をしているところであり、このような事例が見受けられたことは誠に遺憾である。金山市税事務所固定資産税課においては、行政文書の作成にあたり、消せるボールペンを決して使用しないよう、持ち込み禁止を再度徹底されたい。

（金山市税事務所固定資産税課）

　本件の原因は、自宅から持参した筆箱に消せるボールペンが紛れ込んでおり、それが消せるボールペンであるとは認識せずに使用してしまったことによるものです。今回の指摘を受け、本庁所管課の対応として、令和元年 8月  

5日の市税事務所固定資産税課長会議及び令和元年 8月27日の市税事務所管理課長会議において、消せるボールペンの使用及び持込みの禁止を改めて周知徹底しました。また、職員に周知する際は、消せるボールペンと認識せずに持ち込むことがないように商品名や特徴等をあわせて周知し、職員に十分に認識させるよう指示しました。

　金山市税事務所固定資産税課の対応は以下のとおりです。

　令和元年 5月24日の朝礼において、固定資産税課長から、消せるボールペンの使用及び持込みの禁止について改めて職員に周知徹底するとともに、今後二度と消せるボールペンを職場に持ち込まないよう厳重注意を行いました。

　令和元年 5月28日から順次、固定資産税課を始め事務所全体で消せるボールペンの所持状況について速やかに点検を実施し、他に持ち込みが無いことを改めて確認するとともに、令和元年

 6月 6日に、消せるボールペンを持ち込み使用した職員に対して市税事務所長より口頭注意を行いました。

　令和元年 7月19日の係会において、自宅で使う文房具と職場で使う文房具は峻別し、自宅で使うものを職場に持ち込まないように周知徹底しました。また、職員に周知する際は、消せるボールペンと認識せずに持ち込むことがないよう、メーカーパンフレット等を用いて商品名や特徴等をあわせて周知し、職員の認識改善を図りました。

（金山市税事務所固定資産税課）

措置済