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給与支払報告書の作成と提出についてよくあるご質問

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このページを印刷する最終更新日:2019年10月15日

 このページでは、給与支払報告書(総括表)を総括表、給与支払報告書(個人別明細書)を個人別明細書と記載しています。また、このページの「令和元年」とは、平成31年1月1日から令和元年12月31日までの期間をいいます。
 給与支払報告書の作成と提出について、詳しくは次のページをご覧ください。

 「給与支払報告書」について

 (以下のリンクは、質問のそれぞれの項目につき、このページ内の回答へリンクしています。)

個人別明細書を作成する対象となる方について

総括表・個人別明細書の提出について

Q1 従業員の住所が名古屋市内の複数の区に分かれていますが、給与支払報告書(総括表・個人別明細書)はどのように提出すればよいですか。(ページ内リンク)

Q2 名古屋市内に住所がある従業員はいませんが、どうしたらよいですか。(ページ内リンク)

Q3 名古屋市外に住所がある従業員の個人別明細書はどこに提出すればよいですか。(ページ内リンク)

Q4 給与支払報告書(総括表・個人別明細書)の用紙が必要な場合はどうしたらよいですか。(ページ内リンク) 

Q5 初めて電子申告(エルタックス)にて給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出するのですが、どうすればよいですか。(ページ内リンク)

Q6 電子申告(エルタックス)にて給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出するのですが、市区町村コード欄はどのように記入すればよいですか。(ページ内リンク)

Q7 昨年から電子申告(エルタックス)にて給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出しているのですが、名古屋市から書面の総括表が送付されてきました。書面でも総括表を提出する必要はあるのですか。(ページ内リンク)

Q8 電子申告(エルタックス)にて給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出した場合、5月の特別徴収税額の決定通知書はどのように届きますか。(ページ内リンク)

Q9 5月の特別徴収税額の決定通知書について、昨年よりも早く送付してもらうよう、依頼することはできますか。(ページ内リンク)

電子データによる給与支払報告書の提出義務について

マイナンバー(個人番号)及び本人確認について

個人別明細書の書き方について

給与所得の特別徴収について

所在地または名称が変更となった場合について

従業員の方に異動があった場合について

提出した個人別明細書に誤りがあった場合について

個人別明細書を作成する対象となる方について

Q1 個人別明細書の作成対象となるのはどのような従業員ですか。

A1 令和2年度の個人別明細書を作成する対象となるのは以下のいずれかに該当する方です。

  1. 令和2年1月1日に給与等の支払を受けている方
  2. 令和元年中に退職した方

※パートタイム・アルバイトの方、青色事業専従者、役員等すべての従業員の方が対象です。

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Q2 令和元年中に退職した従業員の個人別明細書についても提出しなければならないのですか。

A2 令和元年中に退職した方のうち、令和元年中の給与等の支払金額が30万円を超える方の個人別明細書は提出していただく義務があります。
 また、提出義務はありませんが、令和元年中の給与等の支払金額が30万円以下の方の個人別明細書についても、提出していただきますようお願いします。

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総括表・個人別明細書の提出について

Q1 従業員の住所が名古屋市内の複数の区に分かれていますが、給与支払報告書(総括表・個人別明細書)はどのように提出すればよいですか。

A1 名古屋市内に住所がある従業員の方の分は一括して名古屋市個人市民税特別徴収センターあてに送付してください。

 なお、名古屋市に提出する総括表には、年末調整関係書類を送付した際に封入した、用紙の左側に「名古屋市提出用」と記載のあるものを使用してください(従業員の方のお住まいの区ごとに分けて作成する必要はありません。)。 「名古屋市提出用」の総括表を使用しない場合にも、「指定番号」等の確認のため、作成した総括表と送付した「名古屋市提出用」の総括表をあわせて提出してください(添付する「名古屋市提出用」の総括表は、記入する必要はありません。)。
「名古屋市提出用」の総括表がない場合は、「市町村提出用」と記載のある用紙を使用してください。

 【送付先】

 〒460‐8201
 名古屋市中区丸の内三丁目10番4号(丸の内会館)
 名古屋市個人市民税特別徴収センター
 電話番号:052‐957‐6930

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Q2 名古屋市内に住所がある従業員はいませんが、どうしたらよいですか。

A2 総括表のみ提出してください。その際には、総括表の「報告人員」の「在職者」欄と「退職者」欄に、ともに「0」と記入してください。
 また、「受給者総人員」欄は、名古屋市外に住所がある従業員の方がいる場合はその人数を、名古屋市内、市外問わず従業員の方がいない場合は「0」と記入してください。

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Q3 名古屋市外に住所がある従業員の個人別明細書はどこに提出すればよいですか。

A3 その従業員の方の住所がある市町村の市町村民税担当課(係)に提出してください。
 (愛知県内の他市町村の所在地・市区町村コードなどは、愛知県公式ウェブサイト(外部リンク)別ウィンドウをご覧ください。)

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Q4 給与支払報告書(総括表・個人別明細書)の用紙が必要な場合はどうしたらよいですか。

A4 「給与支払報告書」についてからダウンロードしていただくか、個人市民税特別徴収センターへご連絡ください。

 【連絡先】

 名古屋市個人市民税特別徴収センター
 電話番号:052-957-6930
 ファックス番号:052-957-6934

 なお、名古屋市外に所在する給与支払者については、所在地の市町村よりお受け取りください。

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Q5 初めて電子申告(エルタックス)にて給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出するのですが、どうすればよいですか。

A5 初めて電子申告(エルタックス)を利用する方は利用届出(新規)の提出が必要です。詳しくはエルタックスホームページ(外部リンク)別ウィンドウをご覧ください。

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Q6 電子申告(エルタックス)にて給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出するのですが、市区町村コード欄はどのように記入すればよいですか。

A6 名古屋市に給与支払報告書を提出する場合の市区町村コードは、給与支払者の所在する区にかかわらず「231002」(末尾の数字は検査数字のため、5桁の場合は「23100」)です。

※特別徴収税額の納入の際に使用する市区町村コードとは異なります。

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Q7 昨年から電子申告(エルタックス)にて給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出しているのですが、名古屋市から書面の総括表が送付されてきました。書面でも総括表を提出する必要はあるのですか。

A7 電子申告(エルタックス)にて提出していただいた場合、書面による提出は必要ありません。

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Q8 電子申告(エルタックス)にて給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出した場合、5月の特別徴収税額の決定通知書はどのように届きますか。

A8 電子申告(エルタックス)により給与支払報告書を提出していただく際に選択した「受取方法」に応じて、次のいずれかの方法で「特別徴収税額の決定通知書(特別徴収義務者用)」を送付します。なお、下記1または3の受取方法を選択する場合は、メールアドレスの入力が必要です(電子データのダウンロード等に必要な保護番号が通知されます。)。

  1. 電子署名付き電子データのみ
  2. 書面のみ
  3. 書面及び電子署名なし電子データ

 なお、納税義務者用の通知書及び変更通知書については、書面で送付します。

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Q9 5月の特別徴収税額の決定通知書について、昨年よりも早く送付してもらうよう、依頼することはできますか。

A9 個別の希望に応じて、特別徴収税額の決定通知書を早く送付することはできません。

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電子データによる給与支払報告書の提出義務について

Q1 令和2年度給与支払報告書の電子データによる提出義務の対象となるのはどのような給与支払者ですか。

A1 平成30年(前々年)に税務署へ提出すべき「給与所得の源泉徴収票」が1,000枚以上である給与支払者です。

  源泉徴収票の提出範囲については、最寄りの税務署へお問い合わせいただくか、国税庁ホームページ(外部リンク)別ウィンドウをご覧ください。

令和3年提出分から、提出義務基準が変更されます。

 令和3年提出分から、源泉徴収票の電子データによる提出義務基準が変更となり、基準年(前々年)に税務署へ提出すべき「給与所得の源泉徴収票」が100枚以上である給与支払者が、電子データによる給与支払報告書の提出を義務付けられることとなります。

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Q2 電子データによる給与支払報告書の提出とは具体的にどのような提出方法をいうのですか。

A2 電子申告(エルタックス)または光ディスク(CD、DVD)によって提出する方法です。媒体の規格やデータの作成方法等について詳しくは、「電子データによる給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の提出」をご覧ください。

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Q3 私の会社は給与支払報告書を電子データにより提出する義務の対象となりますが、名古屋市への給与支払報告書の提出枚数は少ないです。紙で提出してもよいですか。

A3 名古屋市への給与支払報告書の提出枚数にかかわらず電子データによる提出をお願いします。

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Q4 給与支払報告書について光ディスクによる提出を検討していますが、何か手続きは必要ですか。

A4 事前テストの実施などの確認事項がありますので、お早めに個人市民税特別徴収センターへご連絡ください。なお、電子データによる提出義務の対象でない場合は「承認申請書」の提出が必要です。詳しくは、「電子データによる給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の提出」をご覧ください。

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マイナンバー(個人番号)及び本人確認について

Q1 給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出する場合、必ずマイナンバー(個人番号)及び法人番号を記載する必要がありますか。

A1 マイナンバー(個人番号)及び法人番号の記載については、法令で定められていますので、給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を市区町村に提出する場合には、給与支払者のマイナンバーまたは法人番号及び従業員の方とその扶養親族等に係るマイナンバーを記載する必要があります。

※給与支払者本人のマイナンバーを記載する必要があるのは、個人事業主の方です。

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Q2 受給者のマイナンバー(個人番号)が確認できず、給与支払報告書(総括表・個人別明細書)にマイナンバーを記載していない場合、受理されないのですか。

A2 番号制度導入直後の混乱を回避する観点などを考慮し、給与支払報告書(総括表・個人別明細書)にマイナンバー(個人番号)の記載がない場合でも受理することとしていますが、マイナンバー及び法人番号の記載については、法令で定められていますので、正確に記載した上で提出してください。

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Q3 個人事業主のマイナンバー(個人番号)を記載した給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出する際に本人確認を行うとのことですが、本人確認とはどのようなものですか。

A3 個人事業主の方のマイナンバー(個人番号)を記載した給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出していただく場合は、番号法上、毎回本人確認を行う必要があります(前回の提出時に本人確認にご協力いただいた場合であっても、必要となります。)。
本人確認は、次のとおり行わせていただきます。

  • 番号を記載した方の身元の確認(身元確認)
  • 提供された番号が正しいものであることの確認(番号確認)

 具体的な確認方法については、身元確認書類及び番号確認書類を提示していただくこととなります。身元確認書類及び番号確認書類について詳しくは、「番号法に基づく本人確認について」をご覧ください。

※従業員の方のマイナンバーに係る本人確認(身元確認及び番号確認)は給与支払者が行うこととされているため、従業員の方の身元確認書類及び番号確認書類を提出する必要はありません。

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Q4 郵送で給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出するのですが、身元確認書類及び番号確認書類はどのように提示すればよいでしょうか。

A4 給与支払報告書(総括表・個人別明細書)を提出する際に、身元確認書類及び番号確認書類の写しを同封してください。身元確認書類及び番号確認書類について詳しくは、「番号法に基づく本人確認について」をご覧ください。

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個人別明細書の書き方について

Q1 令和元年中に退職した従業員の個人別明細書はどのように記載したらよいですか。

A1 平成31年1月1日から退職日までの内容で記載のうえ、提出してください。また、「中途就・退職」欄に退職した年月日を記入してください。

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Q2 従業員が令和元年の途中に就職し退職した場合、「中途就・退職」欄はどのように記入すればよいですか。

A2 就職した年月日を上段に、退職した年月日を下段に記入してください。

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Q3 「受給者番号」欄はどのような場合に記入するのですか。

A3 給与支払者が従業員の方ごとに25ケタ以内(数字・英字及びハイフン)の番号を採用している場合に、その番号を記入してください。記入していただくと、5月に送付する特別徴収税額の決定通知書にその番号を表示します。

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Q4 従業員が外国人で、名前がアルファベットの場合、「フリガナ」欄はどのように記入すればよいですか。

A4 アルファベットで記入してください。

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Q5 「外国人」欄はどのような場合に記入するのですか。

A5 従業員の方が外国人に該当する場合に〇印で表示してください。
 また、租税条約に基づいて課税の免除を受けている場合は、「〇〇条約〇〇条該当」と「摘要」欄に朱書きしてください。

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Q6 「災害者」欄はどのような場合に記入するのですか。

A6 従業員の方が災害により被害を受けたため、源泉所得税の徴収猶予を受けた場合に〇印で表示してください。
 また、「摘要」欄に徴収猶予額を記入してください。

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Q7 16歳未満の扶養親族の人数等を記入するのは、なぜですか。

A7 16歳未満の扶養親族に対する扶養控除は廃止されましたが、市民税・県民税の非課税判定等は16歳未満の扶養親族の数を含めて行いますので、必ず記入してください。

(参考)
個人市民税・県民税の非課税限度額=35万円×(扶養家族の数+1)+21万円
※扶養家族には16歳未満の扶養親族を含みます。
(扶養家族がない場合の非課税限度額は35万円)

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Q8 16歳未満の扶養親族が障害者の場合、「障害者の数」欄に人数を記入するのですか。

A8 記入してください。障害者の方が16歳未満の扶養親族の場合でも、障害者控除を適用することができます。

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Q9 従業員の所得が1,000万円を超え、配偶者控除及び配偶者特別控除が受けられない場合、配偶者についてはなにも記載する必要はありませんか。

A9 配偶者控除及び配偶者特別控除の適用を受けることができないため、「(源泉)控除対象配偶者の有無等」、「配偶者(特別)控除の額」欄及び「(源泉・特別)控除対象配偶者」欄は記入する必要はありません。

 ただし、同一生計配偶者(合計所得金額が38万円以下の配偶者)が障害者である場合は、従業員の合計所得金額にかかわらず障害者控除を適用することができます。「障害者の数」欄に記入する人数に含めるとともに、摘要欄に「氏名(同配)」と記入してください。

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Q10 「摘要」欄に記入しなければならない事項が多い場合、どうしたらよいですか。

A10 「摘要」欄に記入していただく内容は、5人目以降の扶養親族の氏名等や前職分の給与等に関する事項です。記入する事項が多い場合でも、欄内に収まるように記入してください。

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給与所得の特別徴収について

Q1 特別徴収に関する事務作業が手間であるし、また従業員自身が普通徴収を希望しているのですが、特別徴収にしなければならないのですか。

A1 給与支払者は原則として従業員の方の個人住民税を特別徴収しなければならないこととされています(地方税法第321条の4)。

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Q2 休職中、育児休業中などで特別徴収できない従業員がいるのですが、どうしたらよいですか。

A2 休職中、育児休業中で給与が少額なことなど、やむを得ない事情により特別徴収ができない場合には、該当する従業員の方の個人別明細書の「摘要」欄に「普通徴収希望」と記入してください。仕切り紙などで「以下 普通徴収希望」と区分けして提出していただくことは、なるべく行わないでください。

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所在地または名称が変更となった場合について

Q1 名古屋市から送付された総括表に記載されている所在地や名称が変更になりましたが、どうしたらよいですか。

A1 総括表の該当部分を二重線で抹消し、変更後の内容を記入のうえ、提出してください。あわせて、「特別徴収義務者所在地等変更届出書」を提出してください。「特別徴収義務者所在地等変更届出書」は名古屋市公式ウェブサイトからダウンロードできます。
(登記事項に変更がある場合は、別途「法人の異動届出書」を法人の主たる事務所等が所在する区を担当する市税事務所市民税課法人市民税係へ提出してください。)

 特別徴収義務者所在地等変更届出書

 法人市民税のダウンロード(納付書、申告書、新設廃止申告書等)

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従業員の方に異動があった場合について

Q1 個人別明細書を提出した従業員が1月2日以降に結婚し、住所と氏名が変わりました。何か届出をする必要がありますか。

A1 個人別明細書には1月1日の住所と氏名を記入していただくこととなりますので、1月2日以降に異動があった場合でも届出等は必要ありません。

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Q2 個人別明細書を提出した従業員が退職しました。どうしたらよいですか。

A2 「給与支払報告に係る給与所得者異動届出書」を提出してください。

 給与支払報告に係る給与所得者異動届出書

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提出した個人別明細書に誤りがあった場合について

Q1 提出した個人別明細書に誤りがあることがわかったのですが、どうしたらよいですか。

A1 訂正分の個人別明細書を提出してください。ご提出の際に「支払者」欄の右端に「訂正分」と朱書きで記入してください。

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給与支払報告書や個人の市民税の特別徴収に関するお問い合わせ・書類のご提出について

 名古屋市では、給与支払報告書や個人の市民税の特別徴収に関する事務を、名古屋市個人市民税特別徴収センターで行っています。

 特別徴収に関するお問い合わせ、異動届出書・給与支払報告書などのご提出は、下記へお願いします。

 名古屋市個人市民税特別徴収センター
  〒460-8201
  名古屋市中区丸の内3丁目10番4号
  (丸の内会館)
  電話番号:052-957-6930
  ファックス番号:052-957-6934
  電子メールアドレス:a9576931@zaisei.city.nagoya.lg.jp

 特別徴収センターには来客用駐車場はありませんので、書類のご提出の際は、なるべく郵送していただきますようお願いします。なお、最寄りの市税事務所または区役所・支所の税務窓口でも提出することができます。

※従業員の方の課税の内容等については、従業員の方がお住まいの区を担当する市税事務所へお問い合わせください。

 市税事務所のお問い合わせ先

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