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環境局・区役所・財政局(平成24年7月31日現在の措置状況)

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このページを印刷する最終更新日:2016年2月25日

平成24年監査公表第5号関係分(平成24年7月31日現在の措置状況)(PDF版)

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平成24年監査公表第5号関係分(平成24年7月31日現在の措置状況)(HTML版)

環境局・区役所・財政局

番号

指摘事項(監査結果)

措置状況・未措置理由

備考

1(1)

作業日報等の取扱いを統一するよう検討すべきもの

 環境事業所では多くの職員や委託業者等がごみ・資源収集作業に従事しているが、日常の人員配置や車両割当てについては各環境事業所が独自に作業日報(名称や様式は環境事業所ごとにそれぞれ異なる。以下「作業日報等」という。)を作成し、これに基づいて管理を行っている。
 各環境事業所の作業日報等について調査したところ、車番や清掃運転士名、技士名などの基本的な情報はどの環境事業所でも記載されていたが、出庫・帰庫時間の記載や作業後の所長までの供覧の有無、保存状況などについて見ると、環境事業所ごとに対応がまちまちである実態が見受けられた。
 収集の遅延や取残しを防ぐには、事前の作業計画作成や事後の結果確認が重要であると考えられる。作業日報等は、運転士や技士についての日々の業務内容の確認など、出勤簿等からだけでは判別できない情報を記録するものであり、労務管理上も必要となるものである。また、必要な場合に過去の業務を確認できなくなる懸念もあるため、一定期間保存することが求められる。さらに内部統制の観点からも、日報チェック等を日々行うことが有用である。
 
これらのためには、様式の共通化や行政文書としての位置づけがなされることが有効であると考えられる。作業課においては、作業日報等の記載内容や様式、供覧の方法、保存期間等について局全体で統一されることを検討されたい。
(作業課)

 作業日報の様式を統一するとともに、供覧の方法や保存期間を定め、平成247月から実施しました。

措置済

1(2)

学区保健委員会の公金外現金の取扱いについて検討すべきもの

 環境局では、環境事業行政に係る住民指導等に協力する学区保健委員会に対し、環境事業所を通じて年に一度、現金で環境事業協力指導謝金を支払っている。
 この手続きについて調査したところ、支払いの際に環境事業所職員が学区保健委員会から環境事業協力指導謝金の一部を市保健委員会への会費として預かり、全学区分を取りまとめたのち作業課へ現金で運搬していた。さらに作業課職員は16環境事業所分を取りまとめ、現金のまま市保健委員会へ手渡していた(図省略)。
 学区保健委員会の市保健委員会に対する会費は公金ではなく、本来は、学区保健委員会によって市保健委員会へ支払われるものであって、本市職員が扱うべきものではない。関係者と協議して適切な方法に改めるよう検討されたい。
(作業課)

 環境事業協力指導謝金は、学区保健委員会の活動に対して支給しているものですが、学区保健委員会の行う活動を市保健委員会が支援等している実態から、本来市保健委員会にも支払うべきものであったため、平成24年度から市保健委員会及び学区保健委員会に対してそれぞれ本市から直接支給するよう要綱を改正しました。

措置済

1(3)

機械警備の管理方法について改善すべきもの

 各環境事業所においては、事務スペースに機械警備を導入している。契約業者から提出される報告書を調査したところ、北環境事業所では機械警備の設定・解除を常に同じ鍵で行っていた。
 このため機械警備について実地検査で調査したところ、北環境事業所では機械警備の鍵を事務スペースの扉近くに常時置いたままにしており、最後に退勤する、又は最初に出勤する職員がその鍵を使って機械警備の設定・解除を行っていた。
 こうした取扱いは、侵入者により機械警備が解除されるおそれがあるなど、庁舎管理上大きなリスクをはらんでいると考えられる。
 環境局においては、平成234月に南環境事業所にて金庫が盗難される事件が発生しており、これを受けて施設課が各公所に対し防犯の注意喚起を行っていた。
 このような事情からすれば、北環境事業所においては防犯意識を一層高めることが望まれる。鍵の取扱いを見直すことなどにより、機械警備の管理体制を改善されたい。
(北環境事業所)

 なお北環境事業所においては、今回の実地検査の結果を受け、鍵を置いたままにせず複数の職員が管理するよう事務を改善した。

(監査期間中に措置済)

措置済

1(4)

臨時的任用職員採用に係る文書の作成・管理について改善すべきもの

 北環境事業所における臨時的任用職員採用事務について調査したところ、臨時的任用職員Aについては2ヶ月程度の短期間の雇用が複数回行なわれていたが、ある採用期間に係る履歴書に貼られていた顔写真がはがされており、その次の採用期間の履歴書に貼り直されていると見受けられる事例があった

 行政文書は保存期間が終了するまで適切に保存しなければならない。また、いったん使用した履歴書の写真をはがして別の履歴書に流用するのは、事務上の怠慢のみならず行政文書のき損に当たるとも考えられる。
 平成20年に行った前回の環境局監査においても同様の指摘を行ったが、その際の措置として、対象公所に厳重注意し併せて文書により局内に周知したとの通知があった。しかしながら今回、前回とは別の公所で同様の事例が見受けられたことから、前回行った措置が局内で徹底されていない状態であったと判断される。
 様式を満たした履歴書を採用の都度徴取することや、いったん作成した行政文書の管理・保存を徹底することなど、行政文書に係る事務を適正に行うよう改善されたい。
(北環境事業所)

 行政文書の管理・保存及び行政文書に係る事務を適正に行うよう、公所長会において総務課から指導するとともに、所属長から所属職員へ周知徹底し、今後の再発防止を図りました。

措置済

2(1)

前段

予定価格及び見積書の積算内容の確認について検討及び注意すべきもの

 作業課、工場課及び施設課ではそれぞれ、ごみの収集・運搬・処理に使用する特殊車両を民間事業者から借り上げるため、各種車両の供給契約を随意契約により締結している。これらの契約について、予定価格の基礎となる積算調書及び契約業者から徴取した見積書の積算内容を比較調査したところ、結果は以下のとおりであった。

ア 一般廃棄物収集運搬車両供給契

 作業課では、環境事業所で使用するごみ収集運搬車両の一部についての供給契約を22者と締結している。
 
このうち大型プレス車の車両償却費の算定に係る車両償却年数を比較したところ、積算調書は5年で計算しているのに対して、契約業者の見積書は平均で7.6年となっていた。また、市有の大型プレス車の買い替え基準は10年で運用されている。これらのことから積算調書における車両の償却年数が、実際の使用年数より短く設定されており、車両償却費が過大に積算されていると考えられる。
(作業課)

イ ごみ輸送車両供給契約

 工場課では、大江破砕工場で中間処理した不燃ごみ及び粗大ごみを焼却工場又は埋立処分場へ運搬するための車両の供給契約を8者と締結している。
 この契約について調査したところ、車両償却費の算定に係る車両購入費が、不明な1者を除く7者の見積書で同一金額であり、かつ、積算調書の金額と一致していた。また、償却年数はすべての見積書で7年とされているのに対して積算調書は5年となっており、積算が過大であると考えられる。
 さらに、見積書の自動車税額について、仕様書で定める車両の最大積載量に満たないものに適用される金額が記載されているものが見受けられた。そのため契約車両12台すべての最大積載量を自動車検査証で確認したところ、半数の6台が仕様書の基準を満たしていなかった。
(工場課)

ウ 燃え殻等運搬車両供給契約

 施設課では、ごみ焼却工場から排出される焼却残さ等の燃え殻を埋立処分場等へ運搬するための車両の供給契約を5者と締結している。
 この契約について車両償却費を比較したところ、車両購入費は、積算調書が契約業者の平均金額より約3割低くなっている一方で、償却年数は、すべての見積書が8年となっているのに対して積算調書は6年と高めに設定されていた。このため、車両償却費に大差はなかったが、車両購入費及び償却年数を個別に比べると、積算調書と見積書との間に顕著な差が見受けられた。
(施設課)

 これらの契約は、各業者の見積額が予定価格の範囲内であればその金額で契約することとなるため、適正な価格で契約を行うには予定価格の積算及び見積金額の内訳の確認が重要である。上記の結果はいずれも、積算調書と見積書の比較検討が不十分で、積算金額が過大となっているおそれもある。見積書の内訳を十分に確認するとともに、予定価格は取引の実例等を考慮して適正に定めるよう検討されたい。

【対応中】
ア 
車両購入価格及び車両償却年数やその他の経費について、業者の実例を調査したところであり、それに基づいて適正な積算となるよう進めているところです。

【措置済】
イ ごみ輸送車両供給契約については、平成24年度契約から車両仕様書の最大積載量の記載を実態に合わせ9,500kgへ変更を行いました。これに合わせて積算時の自動車税額も変更しました。また、償却年数についても見積書と比較を行い見直しを行いました。

【措置済】
ウ 車両購入費及び償却年数について見積書の比較検討を行い、平成24年度契約から車両購入費を見直すとともに、償却年数についても見直しを行いました。

対応中

措置済

2(1)

後段

 また、仕様書の基準に満たない車両が使用されていることについて、是正するよう注意されたい。

(工場課)

 ごみ輸送車両供給契約については、平成24年度契約から車両仕様書の最大積載量の記載を実態に合わせ9,500kgへ変更を行いました。

措置済

2(2)

ごみ収集車の車検等について検討すべきもの

 本市では平成2341日現在で、大型プレス車48台を所有しているが、これらの車両については道路運送車両法に基づき国土交通大臣の行う検査(以下「車検」という。)や定期点検整備の実施が求められるほか、労働災害防止の観点から旧労働省通知により車両装置等の異常の有無について定期的に自主点検(以下「架装年次点検」という。)を行うこととされる。

ア 車検及び定期点検整備委託契約

 車検及び定期点検整備委託は、1台ごとの契約となっているため、予定価格が本市契約規則において契約しようとする者のみの見積書によることができるとされる30万円以下となり、2者以上の見積を徴取することなく随意契約が締結されていた。

現在本市が所有している大型プレス車は集中購入による一斉更新を行ったため年式・種別が限定的で、車検及び定期点検整備の実施時期が特定の期間に集中していることから、複数台を取りまとめ2者以上の見積比較を行うなど、より競争性のある契約方法となるよう検討されたい 

(作業課、各環境事業所)

ア 車検、定期点検については、原則として複数台をとりまとめのうえ2者以上の見積もりを取り契約先を決定することとしました。また、その旨を各公所の事務担当者が集まる会議の場において周知を致しました。

 通知を受けて、環境事業所においては、2者以上から見積書を取得し、契約先を決定しています。

措置済

2(2)

イ 架装年次点検委託契約

 車検及び定期点検整備は、車両の取得時期に応じて実施されるべき時期が自動的に決まる一方、架装年次点検の実施時期については「1年を超えない期間ごとに1回、定期に」と定められているのみである。

架装年次点検を車検又は定期点検整備と同時に実施することにより、点検期間の短縮化や効率化を図ることができると思われることから、これらを同時に実施することについて検討されたい。

(作業課)

イ 架装の年次点検については、車検又は定期点検と同時に行うこととしました。また、その旨を各公所の事務担当者が集まる会議の場において周知を致しました。

措置済

3(1)

契約審査会の審議結果を記録するよう改善すべきもの

 環境局では環境局契約審査会(以下「審査会」という。)を設置しており、審査会の基準に該当する契約に係る競争入札参加資格や指名競争入札、随意契約の可否等を審議し、審査会後には、開催日時、場所、出席者(職名)、業者名及び理由等を審議結果として記録することとしている。

 各課室の契約について調査する中で、審査会の審議結果の提出を求めたところ、記録は作成していないとのことであった。

 審査会においては契約の重要事項が決定されていることから、庶務を担当する総務課においては、審議結果を記録するよう改善されたい。
(総務課)

 なお平成238月以降、総務課で審議結果の記録をするよう改善した。

(監査期間中に措置済)

措置済

3(2)

薬品等の調達について、競争性の高い調達方法を検討すべきもの

 環境局工場においては、ごみ燃焼や熱を利用した発電のために各種薬品等を購入している。南陽工場及び五条川工場における薬品等の調達事務について調査したところ、一部の薬品等について複数回の随意契約により調達しており、また見積者、契約者、見積金額、契約金額等において、毎回同じかほぼ同様である実態が見受けられた。

 年間で一定の消費が見込める薬品等については、一括して調達することにより、規模の経済性を生かすことが望まれる。特段の事情がある場合を除き、調達方法を見直したうえで、入札や複数の見積り等、競争性の高い調達方法にするよう検討されたい。 

(南陽工場、五条川工場)

 平成24年度契約から五条川工場の苛性ソーダ、南陽工場のボイラー用脱酸素剤及び水質管理剤については、半年単位、五条川工場の人造黒鉛電極の契約については、1年単位に購入見込みの数量をまとめた上で、一括して調達する競争性の高い契約に変更しました。

措置済

3(3)

本庁課室が事前調整を行った物品購入の契約を、公所に分割しないよう注意すべきもの

 各環境事業所の実地検査において、各事業所で上皿はかりを1台ずつ購入していたが、契約の相手先や契約年月日、契約金額等を見ると、どの事業所の契約も同一であった。

 この事務について調査したところ、契約に係る調整を行ったのは作業課であり、この調整が終わった後、作業課から各事業所に予算を配分したうえで、各事業所において契約及び支出することとしていた。作業課から聞き取りしたところ、緊急の必要があったためこのような形で購入したとのことであった。

 契約に際しては特段の事情なく契約を分割することなく、また緊急の必要性等の事情があればそれを明らかにしつつ契約を締結するなど、適正な契約事務を行うよう注意されたい。

(作業課)

 物品購入契約について、特段の事情なく、契約を分割することが無いよう、適正な契約事務の執行に努めていきます。

措置済

3(4)

産業廃棄物にかかる事務委託について、契約を一括して入札することを検討すべきもの

 廃棄物指導課では、産業廃棄物排出事業者等に対して産業廃棄物の管理状況等に関する各種報告書の提出を求めており、これを発送、収受及び集計する業務を委託している。

 この委託契約について仕様書等を確認したところ、発送・収受業務と集計業務に分けて委託することにより契約金額を各々100万円以下とし、同一業者と随意契約を締結していたが、当該業務は発送から集計までの一体的な業務として委託可能であると思われることから、契約の一本化に向けて仕様の見直しを行い競争入札による契約とすることを検討されたい

(廃棄物指導課)

 平成24年度契約から仕様の見直しを行い、発送から集計までの一体的な業務として一般競争入札を実施しました。

措置済

3(5)

契約単価を明確に定めるよう改善すべきもの

 施設課では、愛岐処分場の平日夜間及び休業日昼夜の巡回警備業務を委託して実施している。

 この契約について、支払金額が契約金額と一致していなかったため理由を調査したところ、金額の不一致は単価の異なる平日と休業日の日数を契約時の予定から変更したことによるものであった。しかし、契約書類には単価や支払金額の算定方法については定められておらず、上記の理由により支払金額を変更する根拠が明記されていなかった。

 契約金額は支払金額の根拠となり、契約事項の中で最も重要なものの一つである。契約業務の区分により異なる単価を用いて支払金額を算定する場合には、あらかじめ単価等を契約書類に明確に定めておくよう改善されたい。

(施設課)

 平成24年度契約から、契約書に単価を明記しました。

措置済

3(6)

適正な見積書を徴取したうえで契約事務を行うよう注意すべきもの

 契約に際して徴取する見積書は、記名押印などの形式面や、また内訳や数量、期間など契約の内容面において適正なものである必要がある。

 地域環境対策課の随意契約事務について調査したところ、見積書が不適切なものであるにもかかわらず事務を進めていた事例が散見された。

・ ファクシミリで送付された見積書を使用していたもの……2

・ 金額等に誤りがある見積書を使用していたもの……1

 今後は適正な形式・内容の見積書を徴取した上で契約事務を行うよう注意されたい。

(地域環境対策課)

 見積書の徴取は、形式・内容が適正なものとするよう職員へ周知徹底しました。

措置済

3(7)

物品の購入・検査確認事務を的確に行うよう注意すべきもの

 本市の契約事務においては、物品購入の際に納品業者から納品書を徴取しなくてもよいとされていたが、
いわゆる預けや差し替え、翌年度納入など、不適切な会計処理が問題となったことを受け、平成21年度から納品書を添付し、複数の職員によって納品確認をすることが義務付けられた。

 契約事務における納品書や報告書等の徴取について確認したところ、次のような事例が見受けられた。

・ 納品書に記載されている発注日が、本市作成の書類にある契約日・納品確認日・検査確認日よりも前の日付になっていた。

(中環境事業所)

・ 納品書に記載されている納品日が、本市作成の書類にある契約日・納品確認日・検査確認日よりも前の日付になっていた。

(同)

・ 平成22年度予算の物品購入について納品確認日・検査確認日が年度内となっていたにもかかわらず、納品書の日付が翌年度になっていた。また納品書の連番を見ても、平成23年度の当該業者の最初の納品書の番号よりも大きい番号になっていた。いわゆる翌年度納入に該当すると考えられる。

(瑞穂環境事業所)

・ 納品日・納品確認日から検査確認日まで7日間経過していた。

(同)

・ 工事の検査確認日が工事報告書記載の工期中だった。

(同)

 物品購入等の契約事務においては、契約日、納品日、検査確認日を適切に整理して正確に記載することはもちろんのこと、翌年度納入等の不適切な契約事務は厳に慎み、こうした事務が行われないチェック体制を整えるよう注意されたい。

(中環境事業所、瑞穂環境事業所)

 契約日、納品日、検査確認日が適切に整理されていなかったことから、総務課において、平成244月に公所の担当係長に対し、会計規則等の内容を遵守するよう研修を行いました。今後、担当者に対しても研修を行う予定です。

 また、納品確認については、確実に複数の職員で行うよう指導し、実施しています。

措置済

3(8)

本市の承認なく再委託又は下請けが行われることがないよう注意すべきもの

 地域環境対策課公害総合監視センターの空調設備保守点検・受水槽清掃委託契約仕様書においては、本市の承認なく再委託又は下請け等を行ってはならない旨が定められている。

 本契約の履行に際しては、契約先であるA社から再委託又は下請けの申出はなかったが、業務終了後に提出された受水槽清掃報告書を確認すると、A社以外にB社及びC社が作成した書類が報告書内に見受けられた。再委託又は下請けが行われたと推認しうる状況にあったが、同課は特段措置を講ずることなくそのまま検査確認を行い、委託料を支出していた。

 再委託又は下請けについては、契約書や仕様書にある規定を遵守し、事前に再委託又は下請けが行われるかどうかを確認し、必要な場合には承認を行うよう注意されたい。

(地域環境対策課)

 再委託又は下請けについては、契約書や仕様書の規定を遵守し、再委託等の可否を確認するよう、職員へ周知徹底しました。

措置済

3(9)

空きびん資源化に伴う選別業務委託について改善すべきもの

 資源化推進室では、一般家庭等から収集された空きびんを選別、資源化するための業務を2者に委託して実施している。委託仕様書では、受託者は空きびんを選別した後、再商品化ルートに乗せることとし、利益が発生する場合は、その金額を本市へ納付することとしている。また、その際の売却単価は本市が指定する業界新聞等で公表されている価格とし、利益はこの売却単価に本市から搬入した総量から残さを除外した数量を掛けて計算することとしている(図省略)。

 本市に納付された利益を調査したところ、仕様書で指定された業界新聞にはガラス資源の種類別に異なる単価が掲載されていたが、実際には、資源化推進室が業界新聞上の公表価格に基づいて独自に算出した一律の単価を用いて計算されていた。また、2者の受託者のうち、受託者Aとの契約においては、資源化量及び残さ量が、搬入された空きびんの量に対して毎回同一の割合で算定されており、さらに、残さの処理方法について、契約上は本市のごみ処理施設に搬入することになっているが、受託者Aが独自に処理していた。

 資源化された空きびんの利益の算出方法が、両受託者とも契約内容と相違しており、受託者Aは残さの処理方法も相違していることから、契約内容を見直しするよう改善されたい。

 また、受託者Aの資源化量及び残さ量は、実際に計量した数値ではないと考えられることから、正確な報告を受けるよう改善されたい。

(資源化推進室)

 平成24年度契約から、資源化された空きびんの利益の算出方法について、委託仕様書に一律の単価の算出に関する記載がなかったため、一律の単価を用いて算出すること及び算出方法を明記するとともに、残さの処理方法について、委託仕様書に独自処理を認める内容を追記しました。

 資源化量及び残さ量については、受託者に対し、平成244月分から実際に計量した数値を報告するよう指示しました。

措置済

4(1)

地域センター等の利用状況を的確に把握するよう検討すべきもの

 工場課では、ごみ焼却工場等の地元に設置している地域センター等の市民利用施設の管理運営を委託又は補助等により実施している。

 このうち、委託により管理運営を行っている6施設について、委託料が各施設の開設日数や時間等によって異なるため、利用状況を調査しようとしたところ、仕様書で定める管理結果等の報告様式に利用者数や利用率等が含まれておらず、各施設の利用状況が十分に把握されていなかった。

 施設の利用状況つ、事業の効果を測るために最も一般的で重要な指標であり、委託業務が適切に履行されたか確認する上でも必要性がある。管理結果等の報告様式に利用者数等を加え、施設の利用状況を的確に把握することを検討されたい。
(工場課)

 平成24年度契約から管理結果等報告書の中で地域センター等の利用状況を併せて報告させるようにしました。

措置済

4(2)

金券類の管理を確実に行うよう改善すべきもの

 切手の管理については、本市会計規則等により、受入れ及び払出しを金券類等出納簿(以下「出納簿」という。)に登載し、残高数量と現物との符合を確認しなければならないと定めている。

 西保健所にて、切手の保管枚数と出納簿の残高を照合したところ、出納簿の残高よりも300枚多くの120円切手が保管されていた。これは平成23年6月に切手を購入した際に、出納簿に受高数量を誤って登載したことによるものであったが、その後も何度か切手の受け払いが行われていたにもかかわらず、今回の実地検査に至るまで出納簿と現物との符合の確認が正確に行われていなかった。

 特に当年度本市では、各課室公所において公金・金券類等の管理及び物品購入事務に係る自己点検を毎月行う重点的な取組みを実施していたところである。金券類の管理については、出納の都度正確に出納簿に登載するとともに、現物との符合確認を確実に行うよう改善されたい。   (西保健所)

 金券類の管理については、ご指摘のとおりであることから、監査指摘日に出納簿を訂正いたしました。以後、毎月現物との符号確認を確実に行っています。

措置済

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